Se le llama formato a una celda, el especificar como se va a imprimir en pantalla los datos que escribes en una celda.Por ejemplo hay varias formas de poder desplegar la fecha, las cantidades numéricas, el texto, etc.
Cuando aplicarlas? Dependerá del tipo de trabajo y datos que vayas a manejar.
Para tener acceso a estas opciones ve al menu Formato / Celdas . Revisa la siguiente lámina para ver sus opciones.